#Organização: Por quanto tempo devo guardar os documentos?
As pessoas sempre se preocupam com a guarda de documentos para que eles sirvam como prova em algum momento da vida. Com o passar dos anos a pilha de documentos só cresce: São contratos assinados, comprovantes de pagamento, documentos pessoais antigos (carteira de trabalho, RG, CPF, número de categoria profissional, certidão de casamento, etc.) etc.
A grande quantidade de papel é um problema sério para grande maioria das pessoas porque formam um ambiente favorável para acúmulo de pó e parasitas. Porém, existe um meio para minimizar esse problema que é o conhecimento adequado:
Sim, guardar certos documentos é crucial para evitar problemas no futuro. Ocorre, porém, que nem todo documento precisa ser guardado pelo resto da vida. Atendendo então um pedido recorrente de seus clientes, a ISOTEC Escritório Contábil e Financeiro disponibiliza a tabela a seguir em que é possível identificar por quanto tempo é necessário guardar cada tipo de documento e, fornecendo para isso todo o embasamento legislativo:
| Tributos e obrigações acessórias | ||
| Documento | Prazo | Embasamento legislativo |
| IR – Imposto de renda ( DARF de recolhimento) | 5 anos | art. 173 e 174 do CTN² |
| CSLL – Contribuição social sobre o lucro líquido (Darf recolhimento) | 5 anos | art. 173 e 174 do CTN |
| PIS – programa de integração social (Darf recolhimento) | 5 anos | art. 173 e 174 do CTN |
| Cofins – Contribuição para financiamento da seguridade social (Darf recolhimento | 5 anos | art. 173 e 174 do CTN |
| Simples Nacional (DAS) | 5 anos | art. 26,III da Lei do Simples³ e art. 173 e 174 do CTN |
| Notas fiscais¹, recibos e demais comprovantes de lançamentos | 5 anos | art. 195 e 174 do CTN |
| Livros contábeis e fiscais (Diário geral, relatório de estoque, livro de entradas e saídas, etc. | 5 anos | art. 195 e 174 do CTN |
| Declarações em geral: DIPJ, DCTF, DIRF, Dasn, etc. | 5 anos | art. 173 e 174 do CTN |
| IRPJ, IRPF: Declaração de ajuste anual. Declarações e comprovantes de lançamentos | 5 anos | art.173 e 174 do CTN |
| Sistemas de escrituração contábil e fiscal | 5 anos | art. 11 Lei 8218/1991 e art. 173 do CTN |
| ¹ Nota fiscal eletrônica, o documento oficial a ser guardado é o arquivo XML da nota. | ||
| ² CTN: Código Tributário Nacional Lei 5.172/1966 | ||
| ³ Lei do Simples Nacional – Estatuto da micro e pequena empresa. Lei Complementar 123/2006 | ||
| Obrigações trabalhistas | ||
| Documento | Prazo | Embasamento legislativo |
| FGTS – Fundo de garantia por tempo de seviço (Relatório) | 30 anos | art. 23 §5º da Lei do FGTS¹ |
| GFIP – Guia de recolhimento de FGTS e informações à Previdência Social (Guia de recolhimento FGTS) | 30 anos | art. 23 §5º da Lei do FGTS |
| GRFC – Guia de recolhimento resciório do FGTS e contribuição social (Multa do FGTS) | 30 anos | art. 23 §5º da Lei do FGTS |
| GPS – Contribuição à previdência Social (Guia recolhimento INSS) | 5 anos | art. 173 e 174 do CTN |
| GRSU – Contribuição sindical do empregados e patronal | 5 anos | art. 173 e 174 do CTN |
| Contratos de trabalho | indeterminado | Vide observações² |
| Livro de registro de empregados e ficha cadastral de empregado indeterminado | indeterminado | Vide observações² |
| Recibo de pagamentos de salários (holerites), de férias, de 13ºsalário, controle de ponto | 5 anos | art. 7ºXXIX, CF³ e art. 11 da CLT |
| Termo de rescisão de contrato de trabalho, pedido de demissão, aviso prévio. | 2 anos | art. 7ºXXIX, CF³ e art. 11 da CLT |
| Folha de pagamento | 10 anos | art. 225 §5º Regulamento da previdência Social |
| Sistemas eletrônicos de dados de trabalhador e previdencia social | 10 anos | art. 225 §22 Regulamento da previdência Social |
| CAGED – Cadastro geral de empregados e desempregados | 5 anos | art. 2º §1º Portaria MTE 119/2014 |
| Rais – Relação anual de informações sociais | 5 anos | art.8º Portaria MTE 269/2015 |
| ¹ Lei que institui o FGTS: Lei 8036/1990 | ||
| ² Documentos comprobatórios para fins de aposentadoria. Sempre que há informações divergêntes no cadastro da Previdência social. | ||
| Constituição Federal de 1988 | ||
| Consolidação das Leis trabalhistas. Decreto-lei 5452/1943 | ||
| Regulamento da previdência social. Decreto 3048/1999 | ||
| MTE Ministério do trabalho e emprego | ||
Dúvidas ou apontamentos, entre em contato conosco. ISOTEC Escritório Contábil e Financeiro em busca de contribuir para o crescimento organizado do seu negócio!
