As pessoas sempre se preocupam com a guarda de documentos para que eles sirvam como prova em algum momento da vida. Com o passar dos anos a pilha de documentos só cresce: São contratos assinados, comprovantes de pagamento, documentos pessoais antigos (carteira de trabalho, RG, CPF, número de categoria profissional, certidão de casamento, etc.) etc.

A grande quantidade de papel é um problema sério para grande maioria das pessoas porque formam um ambiente favorável para acúmulo de pó e parasitas. Porém, existe um meio para minimizar esse problema que é o conhecimento adequado:

Sim,  guardar certos documentos é crucial para evitar problemas no futuro. Ocorre, porém, que nem todo documento precisa ser guardado pelo resto da vida. Atendendo então um pedido recorrente de seus clientes, a ISOTEC Escritório Contábil e Financeiro disponibiliza a tabela a seguir em que é possível identificar por quanto tempo é necessário guardar cada tipo de documento e, fornecendo para isso todo o embasamento legislativo:

Tributos e obrigações acessórias
Documento Prazo Embasamento legislativo
IR – Imposto de renda ( DARF de recolhimento) 5 anos art. 173 e 174 do CTN²
CSLL – Contribuição social sobre o lucro líquido (Darf recolhimento) 5 anos art. 173 e 174 do CTN
PIS – programa de integração social (Darf recolhimento) 5 anos art. 173 e 174 do CTN
Cofins – Contribuição para financiamento da seguridade social (Darf recolhimento 5 anos art. 173 e 174 do CTN
Simples Nacional (DAS) 5 anos art. 26,III da Lei do Simples³ e art. 173 e 174 do CTN
Notas fiscais¹, recibos e demais comprovantes de lançamentos 5 anos art. 195 e 174 do CTN
Livros contábeis e fiscais (Diário geral, relatório de estoque, livro de entradas e saídas, etc. 5 anos art. 195 e 174 do CTN
Declarações em geral: DIPJ, DCTF, DIRF, Dasn, etc. 5 anos art. 173 e 174 do CTN
IRPJ, IRPF: Declaração de ajuste anual. Declarações e comprovantes de lançamentos 5 anos art.173 e 174 do CTN
Sistemas de escrituração contábil e fiscal 5 anos art. 11 Lei 8218/1991 e art. 173 do CTN
¹ Nota fiscal eletrônica, o documento oficial a ser guardado é o arquivo XML da nota. 
² CTN: Código Tributário Nacional Lei 5.172/1966
³ Lei do Simples Nacional – Estatuto da micro e pequena empresa. Lei Complementar 123/2006
     
Obrigações trabalhistas
Documento Prazo Embasamento legislativo
FGTS – Fundo de garantia por tempo de seviço (Relatório) 30 anos art. 23 §5º da Lei do FGTS¹
GFIP – Guia de recolhimento de FGTS e informações à Previdência Social (Guia de recolhimento FGTS) 30 anos art. 23 §5º da Lei do FGTS
GRFC – Guia de recolhimento resciório do FGTS e contribuição social (Multa do FGTS) 30 anos art. 23 §5º da Lei do FGTS
GPS – Contribuição à previdência Social (Guia recolhimento INSS) 5 anos art. 173 e 174 do CTN
GRSU – Contribuição sindical do empregados e patronal 5 anos art. 173 e 174 do CTN
Contratos de trabalho indeterminado Vide observações²
Livro de registro de empregados e ficha cadastral de empregado indeterminado indeterminado Vide observações²
Recibo de pagamentos de salários (holerites), de férias, de 13ºsalário, controle de ponto  5 anos art. 7ºXXIX, CF³ e art. 11 da CLT
Termo de rescisão de contrato de trabalho, pedido de demissão, aviso prévio.  2 anos art. 7ºXXIX, CF³ e art. 11 da CLT
Folha de pagamento 10 anos art. 225 §5º Regulamento da previdência Social
Sistemas eletrônicos de dados de trabalhador e previdencia social 10 anos art. 225 §22 Regulamento da previdência Social
CAGED – Cadastro geral de empregados e desempregados 5 anos art. 2º §1º Portaria MTE 119/2014
Rais – Relação anual de informações sociais 5 anos art.8º Portaria MTE 269/2015
¹ Lei que institui o FGTS: Lei 8036/1990
² Documentos comprobatórios para fins de aposentadoria. Sempre que há informações divergêntes no cadastro da Previdência social.
Constituição Federal de 1988
Consolidação das Leis trabalhistas. Decreto-lei 5452/1943
Regulamento da previdência social. Decreto 3048/1999
MTE Ministério do trabalho e emprego

 

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